Cet article répondra à toutes vos questions :

  • Quelle définition du budget de fonctionnement du CSE ?
  • Le CSE d’une entreprise de moins de 50 salariés a-t-il un budget CSE ?
  • Quelle définition du budget des activités sociales et culturelles (ASC) ?
  • Sur quels critères l’employeur verse-t-il le budget au CSE ?
  • Comment et dans quels cas faire des transferts de budget ?

Pour mener à bien la pluralité de ses missions, le comité social et économique dispose de deux budgets à gérer et à dépenser selon des règles bien établies.

Comment calcule-t-on ces budgets ? Quel usage en faire ? Nous vous éclairons sur ce point tout particulier, et parfois un brin complexe, du quotidien de votre comité. Vous aurez ainsi une vision claire de ce que la loi vous autorise et vous demande de faire !

Quels budgets pour votre CSE ?

Votre comité social et économique doit représenter au minimum 50 salariés pour bénéficier d’une subvention nécessaire à la conduite de ses tâches.

 

Votre employeur a l’obligation de virer annuellement cette subvention au comité, en une ou plusieurs fois, tant que les modalités de versement ne compromettent pas le fonctionnement du CSE. Suite à la perception des sommes dues, c’est votre trésorier qui veillera à leur bonne utilisation et à la légalité des opérations engagées. Son rôle est donc d’une extrême importance.

Une suspension de l’activité du CSE n’implique pas celle de la subvention, que l’employeur pourra gérer au besoin avec les élus durant la période de carence. Si un nouveau CSE est mis en place, ses élus seront en droit de demander à percevoir le montant qui n’aura pas été versé durant la phase de carence.

L’allocation de ces budgets n’est en revanche plus due si le CSE disparaît ou si les effectifs de l’entreprise passent sous la barre des 50 salariés, invalidant le besoin d’un budget.

Et si nous parlons de budgets au pluriel, c’est parce que cette subvention se partage entre deux enveloppes destinées aux principaux blocs de missions du CSE :

  • Les activités économiques et professionnelles (AEP)
  • Les activités sociales et culturelles

Qu’est-ce que le budget de fonctionnement ?

Tel que son nom l’indique, le budget de fonctionnement finance la bonne marche du comité. Il couvre notamment :

  • Les frais de gestion (fournitures de bureau, factures téléphoniques, etc.) ;
  • Les frais de déplacement éventuels ;
  • Le recrutement de salariés dédiés au fonctionnement du CSE ;
  • Le paiement de formations nécessaires à la conduite des missions ;
  • Les frais de communication ;
  • Le recours à des experts, des prestataires ou des avocats ;
  • L’acquisition de documentation technique.

Possibilité d’aménagement : un comité sans budget de fonctionnement ne jouit pas d’une indépendance et d’une autonomie entières, aussi la direction a le pouvoir de lui allouer des ressources selon les termes d’un accord, ou selon ce qui se pratiquait avant le passage au CSE.

Comment se calcule le montant du budget de fonctionnement du CSE ?

L’instauration du CSE a modifié la base de calcul jusqu’alors existante. La déclaration sociale nominative (DSN) sert de référence en lieu et place de la ligne 641 du plan comptable. En clair, le montant du budget est désormais basé sur la masse salariale brute de l’entreprise.

Qu’est-ce que la masse salariale brute ? C’est l’ensemble des rémunérations et des gains soumis à cotisations de sécurité sociale :

  • Les salaires ;
  • Les congés payés ;
  • Les primes, gratifications, indemnités, tous les avantages en nature ou argent ;
  • Les cotisations salariales
  • et selon les cas, le gain et la plus-value d’acquisition.

Les sommes attribuées au titre d’un accord d’intéressement ou de participation, ainsi que les indemnités versées lors d’une rupture d’un CDI, ne sont pas considérées.

Il faut prendre en compte la masse salariale de l’année en cours, mais le budget peut être calculé d’après l’année précédente puisque l’assiette n’est pas déterminée avant la fin de l’année. Une régularisation sera initiée a posteriori si nécessaire.

Quel apport financier au budget de fonctionnement ?

Une fois le calcul de la masse salariale effectué, l’employeur doit verser (d’après l’article L 2315-61 nouveau du Code du travail) :

  • 0,20% de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à 2 000 salariés
  • 0,22% de la masse salariale brute dans les entreprises de +2 000 salariés

Il peut s’en dispenser s’il alloue déjà au CSE des ressources financières atteignant 0,22% de la masse salariale, sous peine de devoir combler la différence !

Nous vous conseillons de ne pas utiliser les équipements de l’entreprise (local aménagés et fournitures obligatoirement fournies mis à part), car cela pourrait entraîner une baisse de votre budget de fonctionnement. Vous risquez d’hériter d’un budget potentiellement trop limité pour accomplir vos missions.

Le budget de fonctionnement des CSE centraux

La subvention dédiée au fonctionnement du CSE doit se partager entre les CSE d’établissement, selon la masse salariale de chaque site. Il leur revient ensuite de rétrocéder une part de leur budget au CSE central après négociations. En l’absence d’accord, il reviendra au juge de fixer le montant des rétrocessions.

Qu’est-ce que budget des activités sociales et culturelles (ASC) ?

À l’inverse du budget de fonctionnement, le budget des activités sociales et culturelles profite exclusivement aux salariés ayants-droit de votre entreprise. Faute de liste exhaustive à disposition, vous pouvez vous appuyer sur les quatre critères cumulatifs déterminés par la Cour de Cassation pour définir les ASC.

Elles sont :

  • Facultatives ;
  • Au bénéfice du personnel de l’entreprise ;
  • Attribuées sans discrimination ;
  • Destinées à améliorer la qualité de vie et de travail des bénéficiaires.

Les salariés, leur famille et les stagiaires sont des ayants-droit de premier ordre pour l’attribution des ASC (art. L2312-78). Dans certaines entreprises, les anciens salariés peuvent l’être également, parmi d’autres bénéficiaires parfois insoupçonnés.

 

Les domaines concernés par les activités sociales et culturelles sont variés : sport, loisirs, logement, transports, éducation, prévoyance, vacances… Les possibilités sont multiples et s’adaptent aux besoins des salariés, d’où la nécessité d’un budget dédié puisque ces activités sont financées par le CSE. Vous pouvez en confier la charge à des prestataires extérieurs, en passant par un inter-CE, mais demeurez responsables auprès de l’URSSAF de toutes les activités que cet adjuvant extérieur au comité proposera !

Le cas particulier de l’aide financière aux salariés

Les ASC ayant vocation à faciliter le quotidien des bénéficiaires, une aide financière à un salarié de l’entreprise peut être envisagée sous la forme d’un prêt à rembourser intégralement, de manière échelonnée. Une situation particulièrement grave pourra conduire au versement d’un don (de secours) par le CSE, soit une somme qui ne sera que partiellement remboursée par le bénéficiaire, voire pas du tout.

L’employeur et les ASC

Le CSE est maître à bord en ce qui concerne la mise en place, la gestion des activités sociales et culturelles, et l’affectation du budget associé. Bien qu’il verse la subvention, l’employeur ne peut intervenir en aucun cas, tout comme il ne peut imposer l’instauration des ASC dans l’entreprise.

Les élus du comité ont la possibilité de poursuivre l’organisation d’événements jusqu’alors pris en charge par l’employeur, à condition d’avoir statué sur cette éventualité.

En revanche, si la mise en place d’activités sociales et culturelles est une pratique vivement recommandée, car créatrice de liens et de bien-être, l’employeur n’a légalement pas l’obligation de leur allouer un budget si :

  • Ce n’était pas le cas avant la mise en place du CSE
  • L’entreprise est fraîchement créée

Quel est le montant du budget des ASC ?

On détermine le montant de l’enveloppe attribuée à la gestion des ASC selon un accord d’entreprise ou de branche. Si un tel accord n’existe pas et que l’employeur finançait déjà ce budget, on appliquera le même ratio a minima que l’année précédente.

Le montant de la subvention dépend de deux critères au choix :

  • L’année de référence, celle où la subvention a été la plus élevée et dont le montant fera office de seuil minimum (art. L2323-86)
  • La masse salariale, soit le pourcentage de l’apport financier versé l’année précédente sur la masse salariale. Le montant de la subvention à verser évoluera proportionnellement à la fluctuation de la masse salariale.

Plus simplement : si la masse salariale augmente, le budget des ASC augmente selon un ratio constant, et inversement en cas de baisse de la masse salariale.

La méthode de calcul à partir de la masse salariale s’applique en l’absence d’un accord d’entreprise. Si possible, nous vous conseillons de le négocier pour un montant au moins égal à celui du minimum prévu par la loi, afin de ne pas être lésés ! Vous avez de surcroît une grande liberté dans l’établissement des modalités lors des discussions : optez pour un montant forfaitaire fixe ou variable, établissez un plancher assorti d’une part variable, etc. selon vos besoins.

Le budget des ASC est exonéré de charges, un argument souvent facilitateur de négociation, autant du côté de l’employeur que du comité ! L’URSSAF encadre très précisément ce régime favorable et a établi quelques exceptions à connaître :

  • Les compléments de salaire ;
  • Toute somme octroyée à la totalité des collaborateurs sans personnalisation et à l’occasion du travail ;
  • La contribution patronale dans le cas d’un financement conjoint avec le comité pour une ou plusieurs ASC.

L’employeur, et non le CSE, assumera le risque d’un redressement si une exonération a été accordée par erreur.

Et si vous dépassez votre budget des ASC ?

Vous avez dépassé votre budget ASC ? L’employeur n’a pas à combler vos finances, à moins que vous ne demandiez une avance sur le budget suivant.

Dans l’idéal, conservez chaque année une réserve de 5% de votre budget ASC. Cet excédent vous aidera à pallier un imprévu (estimation budgétaire erronée, décalages de trésorerie) ou sera reversé à l’exercice suivant !

Les CSE centraux et le budget des ASC

Le principe de répartition du budget des ASC entre les CSE des établissements distincts et le CSE central imite celui du budget de fonctionnement : les premiers peuvent rétrocéder au second une portion de la subvention aux œuvres sociales qui leur a été accordée d’après leurs effectifs ou/et l’année de référence.

Les CSE d’établissement ont également le pouvoir de confier au CSE central la gestion d’activités sociales et culturelles communes aux établissements afin de compenser l’absence éventuelle d’un droit à disposer d’une contribution ASC.

L’utilisation des budgets du CSE : lequel utiliser pour quelle dépense ?

Il incombe au trésorier du CSE de statuer sur la nature d’une dépense pour qu’elle soit débitée du budget adéquat. Il doit veiller à l’hermétisme des deux subventions, qui ne peuvent indifféremment financer les frais du comité.

L’astuce ? Penser « destination de la dépense » et non « nature de la dépense ». Si cette dernière paraît entrer dans le champ du fonctionnement du CSE, mais qu’elle profite finalement à vos collaborateurs, alors elle sera imputée au budget des activités sociales et culturelles ! Certaines dépenses seront dites hybrides, ce qui occasionnera alors une ventilation.

Tout usage illicite du budget de fonctionnement implique l’intervention du Tribunal de grande instance, qui appliquera plusieurs actions :

  • L’annulation de la délibération du CSE concernant les sommes illégalement dépensées
  • La réintégration desdites sommes

Si un élu opère une dépense sans autorisation, il se rend coupable de délit d’entrave ; s’il le détourne à des fins personnelles, il exerce un abus de confiance.

Le budget des ASC, pour sa part, ne peut faire office de complément de rémunération déguisée.

Le transfert de l’excédent du budget du CSE

Une fois au cours de son mandat, le CSE a la possibilité de transférer le reliquat d’une enveloppe à une autre (article L2315-61). Il pourra transférer un maximum de 10% de l’excédent au cours de cette opération tout à fait exceptionnelle, mise en œuvre après concertation des élus.

Aucun retour en arrière n’est envisageable : la somme glissée dans une nouvelle enveloppe ne pourra plus financer des dépenses liées à son enveloppe d’origine, et ce même si le comité se retrouve dans une situation délicate.

Le transfert du reliquat sera refusé en cas de déficit !

À noter : il s’agit d’une décision débattue et votée lors d’une réunion plénière par tous les titulaires ! Le trésorier n’a pas à prendre l’initiative d’un transfert mais doit en revanche inscrire ce projet à l’ordre du jour de la réunion concernée, puis en inscrire la mise en application dans le rapport d’activité annuel du CSE et dans les comptes.

Comment se finance l’intervention d’experts auprès du CSE ?

Depuis les ordonnances Macron, de nombreuses consultations d’experts sont à la charge exclusive de l’employeur. Elles concernent :

  • La situation économique et financière de l’entreprise ;
  • Les risques graves, identifiés et actuels, révélés ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel constaté dans l’établissement ;
  • La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi ;
  • Tout projet de grands licenciements collectifs pour motif économique (au moins 10 sur une période de 30 jours) ;
  • Toute négociation sur l’égalité professionnelle (notamment hommes/femmes et écarts de rémunération).

Certaines consultations sur les orientations stratégiques de l’entreprise, ou encore celles n’étant pas comprises sur la liste ci-dessus, sont prises en charge conjointement par le CSE (20%) et l’employeur (80%). Cette dépense est débitée du budget de fonctionnement.

Si le budget de fonctionnement de votre CSE est épuisé et vous empêche de financer votre part d’une expertise, l’employeur peut assurer ce paiement à condition que vous n’ayez pas transféré d’excédent de budget de fonctionnement vers le budget des ASC au cours des trois années précédentes.

Si le dirigeant assure cette dépense à votre place, nous n’aurez plus la possibilité de transférer d’excédent durant les trois ans suivant l’expertise.

Enfin, les expertises aidant le CSE à préparer ses travaux, expertises dites « libres », sont à sa charge pleine et entière !

Pour résumer, vous disposez de deux budgets : l’un dévolu au fonctionnement du CSE, l’autre à l’attribution de vos activités sociales et culturelles. Le respect de cette séparation et la bonne gestion de vos dépenses couronneront votre mandat de succès !