Cet article répondra à toutes vos questions :

  • À quoi sert la BDES pour le CSE ?
  • Qui a accès à la base de données économiques et sociales ?
  • La BDES est-elle obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés ?
  • Qui crée cette base de données ?
  • Quelles informations la BDES doit-elle contenir ?
  • Comment négocier la BDES ?

Les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 ont réformé le dialogue social en entreprise. La base de données économiques et sociales (BDES), outil essentiel à la conduite des missions des élus, a bénéficié de plusieurs aménagements pour s’adapter à l’instauration des CSE. Elle contient désormais des informations plus détaillées !

Découvrez tout ce que votre BDES doit mentionner afin qu’elle vous fournisse les clefs d’un mandat réussi.

Qu’est-ce que la base de données économiques et sociales ?

Appelée auparavant « base de données unique » (BDU), la base de données économiques et sociales réunit toutes les informations concernant les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Les élus en ont besoin pour mener à bien les consultations les plus récurrentes sur :

  • La situation économique et financière de l’entreprise ;
  • La politique sociale mise en œuvre, les conditions de travail et d’emploi ;
  • Ses orientations stratégiques.

On y retrouve également les comptes-rendus émis en réunion, ce qui fait de la BDES un fichier en évolution constante, voué à être mis à jour régulièrement.

Globalement, les membres du CSE consultent la BDES avant de débattre de sujets spécifiques, qui nécessitent l’acquisition de certains savoirs concernant l’entreprise. Par exemple, vous consulterez les indicateurs sur l’égalité professionnelle hommes-femmes dans la structure, en amont d’une discussion sur les écarts de rémunération.

L’instauration et la mise à jour régulières de la base sont obligatoires dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Nous le verrons, les informations devant impérativement y figurer varient selon le nombre de salariés dans l’entreprise : moins ou plus de 300.

Comment la BDES est-elle créée ?

Il revient à l’employeur de concevoir la BDES, d’y rentrer les informations attendues dans les bonnes rubriques, et de la rendre accessible aux élus en permanence. Si besoin, il peut ajouter des documents en veillant à les légender car ils doivent être compris de tous.

Le dirigeant établit également les conditions de consultation, d’actualisation et d’utilisation, autant de modalités pouvant être modifiées dans un accord collectif. L’employeur a la possibilité de déléguer la rédaction aux services plus compétents que lui sur certains sujets (service financier, relations humaines, etc.).

La BDES n’est produite et disponible qu’au format numérique dans les entreprises de plus de 300 salariés. Les entreprises de moins de 300 salariés peuvent avoir recours à un support papier.

Les élus (titulaires et suppléants) observent un devoir de discrétion vis-à-vis des informations signalées comme confidentielles par l’employeur.

Si votre BDES n’est pas complétée ou mise à jour, vous pouvez saisir le tribunal de grande instance (TGI) afin d’enclencher l’ajout des modifications nécessaires.

Découvrez HelloCSE

Le cas des CSE d’établissement

 Les effectifs d’une entreprise comptant plusieurs établissements sont calculés globalement, et non par établissement, afin de créer une BDES contenant les informations relatives à l’entreprise.

Attention : si l’employeur n’instaure pas de BDES unique, il commet un délit d’entrave et encourt les peines associées, notamment une amende de 7500€.

En revanche, les groupes d’entreprises n’ont pas à instaurer de BDES unique au groupe, ou elle complètera alors les bases de données de chaque entreprise constitutive.

Nouveauté des ordonnances macron : lA Négociation du contenu de la BDES

Les ordonnances Macron ont introduit une nouveauté des plus notables dans l’établissement de la BDES : la possibilité pour l’employeur d’en négocier les modalités avec les délégués syndicaux, ou avec les élus titulaires du CSE en cas d’absence de délégué syndical (article L. 2312-21), ou à défaut par accord de branche dans les entreprises de moins de 300 salariés. En résulte un accord majoritaire d’entreprise officialisant les décisions votées.

Il statue sur :

  • L’organisation de la BDES ;
  • Son architecture ;
  • Son contenu ;
  • Les droits d’accès souhaités ;
  • Le type de support (choix du papier pour les entreprises de moins de 300 salariés) ;
  • Les modalités de fonctionnement et de consultation.

L’avantage d’une telle négociation ? Adapter l’outil qu’est la BDES à l’usage que vous en ferez au cours de votre mandat ! Il est par exemple possible d’intégrer toute information utile à la conduite de négociations obligatoires et de consultations ponctuelles, ce qui dispense l’employeur d’adresser aux élus un rapport écrit.

Par défaut, les informations renseignées concernent les 2 années passées et les 3 prochaines sous forme de perspectives. L’accord a toute latitude pour modifier ces temporalités, à condition que celles retenues permettent aux élus de se documenter sereinement.

Il faut donc que les acteurs de cette négociation se soient renseignés au préalable afin de soumettre des propositions mûrement préparées.

Faute d’accord dans les entreprises de moins de 300 salariés, la BDES sera au format numérique !

Découvrez HelloCSE

Ce que la base de données économique et sociale doit contenir

Quoi qu’il advienne au cours de la négociation, et si aucune des parties ne parvient à s’entendre sur un accord, la base de données économiques et sociales devra nécessairement aborder ces thèmes :

  • L’investissement social, matériel et immatériel ;
  • L’égalité professionnelle hommes-femmes dans l’entreprise (données chiffrées) ;
  • L’endettement ;
  • Les fonds propres ;
  • Les activités sociales et culturelles (ASC) ;
  • Les flux financiers à destination de l’entreprise ;
  • Tous les éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants ;
  • La rémunération des financeurs.

Le volume d’informations à renseigner dans ces différentes catégories varie, comme annoncé précédemment, selon les effectifs de l’entreprise : moins de 300 salariés et plus de 300 salariés.

Nous vous en dressons ici la liste exhaustive avec des comparatifs, afin de vous aider à appréhender les données attendues d’après votre situation. Ne soyez pas surpris si plusieurs informations se répètent ponctuellement entre les différentes catégories, c’est normal !

La rubrique « investissement social »

Évolution des effectifs

  • À renseigner selon les types de contrats, selon l’âge, selon l’ancienneté et pour chaque mois des périodes retenues.

Évolution des emplois

  • Décrire cette évolution selon la catégorie professionnelle ;
  • Détailler les mesures engagées pour en favoriser le développement des emplois de travailleurs handicapés.

Formation

  • Relever le nombre de stagiaires âgés de plus de 16 ans ;
  • Lister les chiffres de la formation professionnelle (investissements, publics visés).

Conditions de travail

  • Inscrire les volumes des heures de travail, y compris celles remplies à temps partiel ;
  • Mentionner les aménagements éventuels du temps de travail.

Évolution des effectifs :

  • À renseigner selon les types de contrats, selon l’âge, selon l’ancienneté (effectif au 31/12 et effectif permanent, nombre de salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée au 31/12) 
  • et pour chaque mois des périodes retenues ;
  • Déterminer la répartition par sexe de l’effectif total au 31/12 ; répartition par âge de l’effectif total au 31/12 ; répartition
    de l’effectif total au 31/12 selon l’ancienneté ;
  • Relever l’effectif total au 31/12 sur le critère de nationalité (français/ étrangers) ;
  • Identifier l’effectif total au 31/12 selon une structure de qualification détaillée (stagiaires, intérimaires, salariés détachés).

Évolution des emplois

  • Embauches, promotions, mises au chômage, départs ;
  • Nombre de stagiaires de plus de 16 ans et situation de la formation professionnelle (investissements en formation, publics
    concernés) ;
  • Informations sur l’emploi des personnes en handicap ;
  • Tour d’horizon des conditions de travail (durée du travail, travail à temps partiel compris, aménagements éventuels) ;
  • Mesurer l’exposition aux risques (accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme) et les facteurs de pénibilité ;
  • Quantifier les dépenses en matière de sécurité.

Formation

  • Consigner les chiffres et les mesures en faveur de la formation (investissements, publics, congés formation et apprentissage).

Conditions de travail :

  • Inscrire la durée de travail (temps partiel et aménagements éventuels) ;
  • Décrire l’organisation et le contenu du travail (travail alternant de nuit, travaux à la chaîne)
  • Lister les dépenses visant à améliorer des conditions de travail (médecine du travail), et à lutter contre les accidents du travail et les maladies professionnelles.

La rubrique « investissement matériel et immatériel »

  • Détailler l’évolution des actifs nets d’amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
  • Lister les dépenses de recherche et développement ;
  • Citer les mesures améliorant les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail et l’emploi.
  • Détailler l’évolution des actifs nets d’amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
  • Lister les dépenses de recherche et développement ;
  • Décrire l’évolution de la productivité et le taux d’utilisation des capacités de production.

La rubrique « rémunération des salariés et dirigeants »

  • Historique des rémunérations de salariés (frais de personnel, cotisations sociales, évolutions selon la catégorie et le sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian par sexe et par catégorie professionnelle) ;
  • Observation de l’épargne salariale (intéressement, participation) ;
  • Relevé du montant total des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu’à 200 salariés, ou les 10 personnes les mieux rémunérées au-delà de 200 salariés, pour les sociétés anonymes.
  • Historique des rémunérations de salariés (frais de personnel, cotisations sociales, évolutions selon la catégorie et le sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian par sexe et par catégorie professionnelle) ;
  • Observation de l’épargne salariale (intéressement, participation) ;
  • Relevé du montant total des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu’à 200 salariés, ou les 10 personnes les mieux rémunérées au-delà de 200 salariés, pour les sociétés anonymes.
  • Liste des rémunérations accessoires : primes selon le sexe et la catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire.

La rubrique « activités sociales et culturelles »

  • Inscription du montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE ;
  • Mention d’une politique de mécénat éventuellement établie dans l’entreprise.
  • Inscription du montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE ;
  • Mention d’une politique de mécénat éventuellement établie dans l’entreprise ;
  • Composition des CSE.

Les autres rubriques ne font aucune distinction d’effectif ! Elles contiennent les mêmes informations, que votre entreprise décompte moins ou plus de 300 salariés.

La rubrique « égalité professionnelle entre les femmes et les hommes »

  • Examen de la situation des femmes et des hommes par catégorie professionnelle (embauche, formation, promotion, qualification, classification, conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, rémunération et conciliation de l’activité professionnelle et de la vie personnelle) ;
  • Etude des écarts de salaires et de l’avancement de carrière selon l’âge, la qualification et l’ancienneté ;
  • Analyse des taux de promotion des femmes et des hommes par métiers ;
  • Mesures engagées au cours de l’année précédente pour garantir l’égalité professionnelle ;
  • Liste des objectifs de progression pour l’année venant et autres indicateurs associés.

La rubrique « rémunération des financeurs »

  • Récapitulatif des revenus versés aux actionnaires ;
  • Analyse de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital,
    dividendes reçus).

LA RUBRIQUE « flux financiers »

  • Les aides publiques ;
  • Les réductions d’impôts ;
  • Les réductions et exonérations de cotisations sociales ;
  • Les crédits d’impôts ;
  • Le mécénat
  • Et les résultats financiers (comme le chiffre d’affaires, par exemple).

 

 L’accord majoritaire peut écarter de la BDES les rubriques concernant les partenariats (anciennemment appelés « sous-traitance ») et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe (transferts de capitaux, cessions, fusions, et acquisitions réalisées). Elles y figureront toutefois faute d’accord !

Ainsi, l’instauration d’une base de données économiques et sociales dépend avant tout des besoins de votre CSE, de ses missions, et d’une bonne intelligence collective lors de la négociation.