Cet article répondra à toutes vos questions :

  • Comment se déroule une réunion CSE ?
  • Qu’est-ce que l’ordre du jour du CSE ?
  • Quand faire la première réunion du CSE ? Quel est l’ordre du jour de la première réunion du CSE ? Qui le fixe ?
  • Quel est le nombre de réunions CSE annuelles ?
  • Qu’est-ce qu’une réunion plénnière CSE ? Qu’est-ce qu’un PV CSE ?
  • Qui participe aux réunions CSE ?
  • Qu’est-ce qu’une réunion CSE extraordinaire ?
  • Quel est le rôle du secrétaire CSE dans la réunion du comité social et économique ?
  • Quand demander une réunion extraordinaire CSE ?

Vous vous en doutez surement, les réunions CSE sont essentielles pour le dialogue social en entreprise. En rassemblant des acteurs clefs de la structure, la réunion CSE instaure un climat d’échanges entre les représentants du personnel et les dirigeants.

RéflexeCSE vous dit tout sur les réunions CSE : première réunion du comité, réunions ordinaires, extraordinaires ou préparatoires… Devenez incollable !

Comment organiser la première réunion CSE ?

La première réunion CSE marque la passation de relais entre les instances sortantes et le nouveau comité. Elle est organisée par l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier.

Ils dressent le bilan de leur gestion, notamment concernant les attributions économiques et les activités sociales et culturelles (ASC). Ils diffusent les documents de nature à instruire les élus CSE des mesures prises et engagées par le comité.

Déroulement de la première réunion CSE

En l’absence temporaire d’un secrétaire, il revient au président du CSE de fixer l’ordre du jour de cette première réunion CSE. C’est donc l’employeur qui prépare toute la documentation nécessaire. Aussi, il est recommandé aux titulaires de se concerter lors d’une réunion préliminaire : ils pourront ainsi déterminer les sujets à traiter en cet événement un peu particulier !

Une fois l’ordre du jour établi, l’employeur convoque toutes les parties prenantes de cette première réunion : les élus titulaires et le représentant syndical au CSE.

Bon à savoir : les rôles de secrétaire adjoint, de trésorier adjoint ou encore de membre aux commissions sont attribués lors de cette première réunion CSE. Les élus suppléants peuvent tout à fait prétendre à ces fonctions. Nous préconisions donc de les y convier, même s’ils n’assisteront aux prochaines réunions que s’ils effectuent un remplacement de titulaire ou remportent une fonction.

De même, il est recommandé de convoquer les personnes suivantes à cette première réunion CSE :

  • médecin du travail ;
  • agent de contrôle de l’inspection du travail ;
  • responsable interne de la sécurité et des conditions de travail ;
  • agent des services de prévention de la Sécurité sociale.

Ces acteurs ne participeront au cours du mandat qu’aux réunions portant sur leurs champs d’expertise. Cependant, le CSE gagne à ce que tous ses interlocuteurs soient informés sur son fonctionnement.

Globalement, cette première réunion a pour objectif d’organiser une transition entre les instances sortantes et entrantes. Elle permet de composer le bureau et d’établir la feuille de route pour les quatre prochaines années (ou moins, selon l’accord collectif négocié).

Bon à savoir : en cas d’ordre du jour  volumineux, vous pouvez traiter les sujets les plus urgents (composition du bureau, transmission des documents de l’instance sortante) et aborder les restants lors de séances ultérieures.

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Composition du bureau CSE

L’une des actions les plus importantes à réaliser au cours de cette première réunion est de composer le bureau du CSE en élisant le secrétaire et le trésorier parmi les membres titulaires (article L2315-23 du Code du travail), ainsi que leurs adjoints si nécessaire.

  • Première réunion CSE & élection du trésorier et du secrétaire

Ils sont nommés à condition d’obtenir les suffrages d’une majorité des membres de l’instance présents, à main levée ou à bulletins secrets – le président ne dispose pas d’une voix prépondérante ! La majorité absolue est requise si un seul candidat se présente à la fonction, même si plusieurs tours doivent se succéder pour cela. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé l’emporte.

Le comité social et économique étant une personne morale, car doté d’une personnalité civile qui l’autorise à gérer un patrimoine (article L2315-23 du Code du travail), il doit nommer quelqu’un pour le représenter légalement sur le plan juridique (signature des contrats, des courriers). Il s’agit le plus souvent du secrétaire, puisque son rôle le conduit par nature à traiter les questions administratives, mais il est possible de confier cette tâche à un autre titulaire.

De même, l’élection du trésorier mène au sujet de la gestion des comptes bancaires du CSE : quels moyens de paiement rattachés ? Quels accès accordé à certains membres du comité ? Des questions auxquelles il faudra répondre !

  • La première réunion CSE, une occasion de désigner les représentants de proximité

Cette réunion est également l’occasion de désigner son ou ses représentants de proximité si l’accord majoritaire le stipule. Quant au référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, il doit être désigné parmi les membres du CSE sous la forme d’une résolution adoptée à la majorité (article L2315-32 du Code du travail).

D’après l’article L2312-72 du Code du Travail, des membres du comité social et économique, représentatifs de chaque collège électoral, siègent aux réunions du conseil de surveillance ou du conseil d’administration si l’entreprise en dispose. Cette première séance du CSE est l’occasion de les nommer !

  • Composition du CSE central

Si au moins deux établissements distincts appartiennent à une structure, l’instauration d’un comité social et économique central (CSEC) s’impose. Le protocole d’accord préélectoral (PAP) conditionne la désignation de ses membres en prenant en compte le nombre des collèges et leur composition. Si le PAP ne statue pas sur ces nominations, il revient à la DIRRECTE d’arbitrer.

Important : le montant du budget de fonctionnement alloué au CSEC sera à fixer par un accord avec les CSE d’établissements (CSEE). La gestion des activités sociales et culturelles revient d’ordinaire aux CSEE mais une convention peut en acter le transfert au CSE central.

Première réunion & règlement intérieur CSE

Dernière étape-clé de la première réunion du CSE, et des moindres : l’établissement du règlement intérieur CSE. Les élus pourront ainsi s’y référer pour accomplir leurs missions, voter des résolutions, affronter tout problème, et plus généralement, pour interagir avec les salariés (Article L. 2315-24 du Code du travail).

Il arrive que la direction soumette à l’attention du comité une proposition de règlement intérieur. Toutefois, il ne s’agit pas de voter immédiatement son adoption. Les membres du comité doivent prendre le temps d’examiner toute proposition avant de s’engager.

La consultation d’un éventuel accord de mise en place du CSE et du protocole d’accord préélectoral pourra les y aider. Ils contiennent généralement de premières clauses destinées à intégrer le règlement intérieur. Les élus CSE ont toute liberté pour constituer le règlement intérieur car la loi ne prodigue aucune consigne. Le seul mot d’ordre : ne pas outrepasser les attributions légales du comité, et en respecter le fonctionnement.

Sacré programme donc que celui de la première réunion CSE. Destinée à façonner le comité qui représentera les salariés pour les années à venir, cette première réunion CSE est essentielle. Le suivi d’un ordre du jour clair et logique ne pourra que vous garantir l’efficacité de cette passation de flambeau au service de l’avenir.

réunion plénière et réunion extraordinaire CSE 

On distingue les réunions ordinaires (ou réunions plénières) des réunions extraordinaires du CSE.

Qu’est-ce qu’une réunion plénière CSE ?

Les réunions plénières CSE sont également connues sous le nom de réunions ordinaires. Ces réunions CSE ont lieu au moins une fois par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés.

Dans les entreprises de 50 à 300 salariés, ces réunions plénières ont lieu au minimum tous les deux mois.

Aussi, la fréquence de réunion CSE varie en fonction de l’accord d’entreprise négocié.

 

Important : le CSE bénéficie de réunions plénières au moins 6 fois par an. Ni l’accord collectif, ni l’effectif de l’entreprise ne peuvent influencer ce minimum légal.

La réunion CSE est dite « réunion ordinaire » ou « plénière », car tous les membres y sont convoqués. Mais, qui sont précisément les participants à ces réunions CSE ?

Les réunions CSE incluent plusieurs participants : les élus CSE, les représentants syndicaux au CSE  et l’employeur. Il est possible que l’employeur n’assiste pas à la réunion CSE. En revanche, son représentant doit s’y rendre à sa place. Ce dernier est éventuellement accompagné de trois collaborateurs.

Occasionnellement, l’agent de contrôle de l’inspection du travail, le médecin du travail ou le responsable interne SSCT peuvent également participer aux réunions CSE. C’est l’ordre du jour qui détermine ou non leur présence.

Bon à savoir : ces réunions plénières du CSE peuvent être réfléchies et structurées au préalable. Les élus CSE organisent ainsi des réunions préparatoires. Evidemment, les heures passées en réunions préparatoires CSE sont imputables sur les heures de délégation.

  • Ordre du jour de la réunion CSE

Pour chaque réunion CSE, les participants énumère une liste de sujets à aborder : l’ordre du jour CSE.

L’ordre du jour est un document qui mentionne l’ensemble des points évoqués au moment de la réunion du CSE. Pour parvenir à cela, les élus CSE déterminent les sujets dont ils souhaitent discuter avec l’employeur. Cet ordre du jour CSE est rédigé par le président du comité et le secrétaire CSE.

Important : l’ordre du jour de la réunion CSE ne peut pas être modifié après signature. Un sujet non inscrit dans l’ordre du jour ne peut pas être abordé en réunion CSE.

Après l’avoir signé, l’employeur communique l’ordre du jour CSE à l’ensemble des personnes concernées. Ainsi, l’ordre du jour est transmis aux représentants syndicaux, aux élus CSE (titulaires et suppléants) et aux collaborateurs de l’employeur.

Vous l’aurez compris, l’ordre du jour du CSE est un peu le « menu » de la réunion CSE.  En général, l’ordre du jour se compose des éléments suivants : le procès verbal de la réunion précédente, des informations relatives au fonctionnement du comité, aux conditions de travail des salariés ou encore à un éventuel prestataire ASC.

 

Qu’est-ce qu’une réunion extraordinaire CSE ?

On parle de « réunion extraordinaire CSE » pour qualifier les réunions CSE qui ont lieu entre deux réunions ordinaires. Autrement dit, la réunion dite « extraordinaire » est une réunion CSE supplémentaire qui a lieu en cas d’urgence. En cas de nécessité, des personnes extérieures au CSE peuvent participer : c’est par exemple le cas du commissaire aux comptes ou du médecin du travail qui ont une voix consultative.

On parle de « réunion extraordinaire CSE » pour qualifier les réunions CSE qui ont lieu entre deux réunions ordinaires. Autrement dit, la réunion dite « extraordinaire » est une réunion CSE supplémentaire qui a lieu en cas d’urgence. En cas de nécessité, des personnes extérieures au CSE peuvent participer : c’est par exemple le cas du commissaire aux comptes ou du médecin du travail qui ont une voix consultative.

Bon à savoir : ces réunions CSE exceptionnelles peuvent tout aussi bien être organisées à la demande de l’employeur. En cas de réunions extraordinaires à l’initiative de l’employeur, ce dernier reste soumis à la même réglementation que pour les réunions CSE ordinaires.

Voici une liste non exhaustive des raisons qui peuvent conduire à une réunion CSE extraordinaire :

  • danger grave et imminent
  • licenciements collectifs pour motif économique
  • thématiques liées à la santé et à la sécurité au travail
  • consultation CSE sur le licenciement d’un salarié protégé
  • évènement ayant porté atteinte à la santé publique et à l’environnement

Pour demander une réunion extraordinaire à l’employeur, les élus CSE votent à la majorité. Aussi, la demande de réunion CSE extraordinaire doit comporter les thématiques qui seront abordées lors de cette dernière.

Bon à savoir : un employeur qui refuse d’organiser une réunion extraordinaire, alors que toutes les conditions légales sont remplies, commet un délit d’entrave.

  • PV CSE : rédaction et transmission

Important : l’ordre du jour et le PV de réunion concernent aussi bien les réunions plénières que les réunions extraordinaires du CSE. (Article L2315-29 du Code du travail).

Après avoir suivi à la lettre la procédure d’organisation des réunions CSE, il convient d’éviter que leur contenu tombe aux oubliettes, d’où l’importance du procès verbal CSE !

Le procès verbal du CSE est un document qui rend compte de l’intégralité des échanges d’une réunion CSE. Il présente notamment les décisions prises en réunion sous forme de liste. Il convient de soumettre le PV CSE à l’ensemble des participants  de la réunion. 

La rédaction du PV CSE est une obligation légale mentionnée dans l’article L2315-34 du Code du travail. Le procès verbal du CSE a donc un véritable poids juridique : il prouve que l’employeur a respecté ou non les obligations qui lui sont propres. C’est le secrétaire CSE qui a la responsabilité et l’obligation de rédiger les procès verbaux du comité. 

En l’absence d’accord d’entreprise, le PV CSE est établi dans les 15 jours après la réunion du comité. Après validation du PV, les élus CSE le transmettent à l’ensemble des collaborateurs. La lecture du PV CSE leur permettra ainsi d’être informés au sujet des réunions de leur comité !

Bon à savoir : nous vous conseillons vivement d’enregistrer les réunions CSE et de prendre des notes durant le déroulement de ces dernières. De cette façon, vous aurez la possibilité de faire appel à un prestataire qualifié pour la rédaction du PV !

Vous avez désormais fait le tour de tous les aspects de la réunion CSE, à vous de jouer !