Cet article répondra à toutes vos questions :

  • Qui peut devenir secrétaire du CSE ?
  • Comment le désigner ?
  • Quelles sont ses missions ?
  • De combien d’heures de délégation dispose le secrétaire du CSE ?

Le bureau de votre comité social et économique se compose de l’employeur, en tant que président du CSE, du trésorier en charge de superviser les budgets de l’instance, et du secrétaire.

Si tous les élus, aussi bien titulaires que suppléants, ont leur rôle à jouer dans la bonne marche du comité, le secrétaire occupe un rôle particulièrement essentiel.

Découvrez l’étendue de ses missions, de sa fonction et la façon dont vous devez le nommer !

Comment nomme-t-on le secrétaire du CSE ?

Les ordonnances Macron n’ont rien changé au processus de nomination du secrétaire. Il demeure sensiblement identique à celui du secrétaire du CE : lors de la première réunion, les titulaires et le président votent à mains levées ou par bulletins secrets en faveur d’un candidat.

Dès qu’un candidat obtient la majorité absolue, il est nommé secrétaire du CSE. Si jamais deux prétendants à la fonction se retrouvent à égalité, il est traditionnel de confier le poste au plus âgé des deux.

Cette règle n’est absolument pas immuable : vous pouvez sélectionner un autre critère d’arbitrage, tant que vous le renseignez en amont à la rédaction des accords de mise en place du CSE. Enfin, si vous ne parvenez pas à gérer une situation de contestation lors de cette nomination, le Tribunal de Grande Instance (TGI) est qualifié pour intervenir.

Qui peut se présenter à la fonction de secrétaire du CSE ?

La loi ne pose qu’une condition : les candidats à la fonction de secrétaire du CSE doivent être des titulaires – pas de suppléants ! L’évaluation des qualités et des compétences des prétendants est laissée aux élus.

On vous conseille toutefois de privilégier les profils organisés, rigoureux, disposant d’une grande capacité d’écoute, à l’aise à l’oral, et capables aussi bien de prendre des notes rapides que de les mettre par la suite au propre, dans un français correct.

Ces prédispositions lui permettront de mener à bien ses missions !

Attention : cela peut vous sembler évident, mais la loi ne permet pas qu’un élu soit à la fois le secrétaire et le trésorier du CSE (article L2315-23 du Code du travail).

Faut-il nommer un secrétaire-adjoint au CSE ?

Aucune obligation de ce côté, simplement une recommandation pour les CSE de grande taille ! Plus votre structure compte de collaborateurs, plus votre secrétaire aura du temps à consacrer à certaines tâches chronophages. Le secrétaire-adjoint est là pour appuyer le secrétaire du CSE.

Qui pour cette fonction d’adjoint ? Qui vous voulez : un titulaire comme un suppléant ! Vous devez simplement vous référer au règlement intérieur de votre CSE qui contient toutes les modalités de désignation et les attributions de l’adjoint.

Notre conseil : ouvrir la fonction de secrétaire-adjoint aux suppléants est un excellent moyen de les impliquer davantage dans la vie du comité, eux qui ne sont pas conviés aux réunions plénières et n’assistent donc pas aux débats des titulaires, ni aux délibérations.

Assurez-vous toutefois qu’un secrétaire-adjoint au statut de suppléant ne sera pas perdu au moment de remplacer le secrétaire absent lors d’une réunion.

Quant à ses missions, elles peuvent être extrêmement variées. À l’image de certains CSE de grandes entreprises, vous pouvez confier à votre secrétaire-adjoint la fonction de secrétaire de la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Quelles heures de délégation pour le secrétaire du CSE ?

Le secrétaire du CSE ne bénéficie pas par défaut d’un crédit d’heures de délégation supplémentaire. L’instance peut tout à fait estimer que ses heures d’élu suffisent à assurer sa fonction, mais dans les faits, il est vraiment recommandé de lui accorder ce supplément lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP).

Nous vous donnons le même conseil pour le secrétaire-adjoint : songez à lui donner un crédit d’heures de délégation si vous lui confiez des tâches particulières, notamment s’il est suppléant car ces derniers n’ont aucun crédit !

Ainsi, si la loi ne vous limite pas dans le nombre de secrétaires-adjoints que vous pouvez désigner, c’est la capacité du CSE à leur donner des moyens d’agir (comme des heures de délégation) qui conditionne en réalité le volume d’adjoints.

Arrêter l’ordre du jour avec le président du CSE

Le secrétaire du CSE assure deux missions d’importance.

 

La première consiste à composer et fixer l’ordre du jour de chaque réunion ordinaire du CSE avec le président du CSE. L’ordre du jour est la liste ordonnée des sujets qui seront abordés, débattus et votés le cas échéant lors de la réunion.

 Il est important de concevoir chaque ordre du jour avec soin, car tout sujet non renseigné ne sera pas discuté. C’est pourquoi le secrétaire, lors de ses échanges avec le président, communique à ce dernier les questions que les élus aimeraient voir portées à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

La première consiste à composer et fixer l’ordre du jour de chaque réunion ordinaire du CSE avec le président du CSE. L’ordre du jour est la liste ordonnée des sujets qui seront abordés, débattus et votés le cas échéant lors de la réunion.

Il est important de concevoir chaque ordre du jour avec soin, car tout sujet non renseigné ne sera pas discuté. C’est pourquoi le secrétaire, lors de ses échanges avec le président, communique à ce dernier les questions que les élus aimeraient voir portées à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

En retour, le secrétaire envoie aux élus tous les documents qu’il reçoit du président, de prestataires, des représentants syndicaux, etc. Il fait réellement le pont entre les élus et les autres acteurs de la vie d’entreprise. Vous pouvez le considérer comme une sorte de porte-parole, d’intermédiaire de choix.

Cette posture ne l’autorise toutefois pas à initier des démarches au nom du comité sans avoir obtenu de feu vert : le secrétaire du CSE est un élu comme les autres ! Il ne bénéficie pas de prérogatives supplémentaires.

Une fois l’ordre du jour établi et signé par le président et le secrétaire, ce dernier doit l’adresser aux élus au minimum 3 jours avant la réunion concernée. Si ce délai n’est pas respecté, l’employeur est dans l’incapacité de convoquer toutes les parties prenantes à la réunion, car elles n’auront pas eu suffisamment de temps pour se préparer.

Quelques missions supplémentaires

Le secrétaire d’une grande structure assume en général quelques missions supplémentaires au nom du CSE :

  • Gestion des employés du comité (dans le cas d’un comité employeur) ;
  • Signature de contrats avec des prestataires ;
  • Mise à jour régulière des archives (procès-verbaux, contrats, etc.)

C’est dans ces cas de figure que la présence d’un adjoint peut se révéler très utile !

La création des PV de réunion

 

 

La seconde tâche principale du secrétaire est de prendre en notes tout ce qui est dit lors des réunions afin de produire un procès-verbal de réunion (PV).

Le procès-verbal rend compte très exactement de ce qui se dit, s’envisage et se vote : en bref, tout lecteur du PV doit avoir l’impression d’assister à la réunion, d’y être. Ce document rapporte ainsi :

  • Qui était présent et absents parmi les élus et éventuels intervenants conviés ;
  • Le lieu, la date et l’heure de la réunion ;
  • L’ordre du jour arrêté par le président et le secrétaire ;
  • Les arguments et les questions échangées ;
  • Le minutages du temps de parole de chacun ;
  • Les phases de vote et les délibérations ;
  • Les conclusions apportées.

Le procès-verbal est ainsi tout le contraire d’un résumé ou d’une synthèse : c’est un script de ce qui s’est dit, un peu à la manière d’un script de théâtre car il est d’usage de ne pas édulcorer ce qui a été dit en réunion. Si un élu s’est agacé, cela doit être retranscrit dans le PV.

Important : ces procès-verbaux restent la seule trace de ce qui a été dit en réunion. Une fois qu’ils ont rempli leur office, ils sont placés par le secrétaire dans les archives du comité et consultables n’importe quand.

Il transfère le PV à l’employeur

Après rédaction, le secrétaire envoie le PV à l’employeur, qui pourra ainsi le parcourir et émettre d’éventuels commentaires à la réunion suivante. Faute d’accord spécifique, le secrétaire observe un délai de maximum 15 jours pour mettre en forme et communiquer le procès-verbal.

Dans certains cas très particuliers, le secrétaire doit être plus rapide : 3 jours en contexte de projet de licenciement collectif pour motif économique et une seule journée en situation de liquidation ou redressement judiciaire.

Enfin, si votre CSE souhaite communiquer efficacement auprès de ses collaborateurs, nous conseillons la diffusion des procès-verbaux de réunion sur les tableaux d’affichage, et surtout sur l’intranet de l’entreprise. Les salariés pourront ainsi comprendre quelles positions sont défendues par leurs représentants et quel est l’intensité de leur investissement.

Il peut déléguer la rédaction des PV

Le secrétaire est tout à fait en mesure d’engager un rédacteur spécialisé pour écrire les procès-verbaux à sa place. Il n’a besoin que de l’accord des élus, donné au cours d’une réunion plénière. Sa tâche : veiller à l’exactitude des PV produits par le prestataire. La rémunération de ce dernier entre dans l’enveloppe du budget de fonctionnement !

Le rédacteur aura peut-être besoin que les réunions soient enregistrées en audio, car cela simplifie l’exercice et permet d’être le plus exact possible. Le CSE doit évidemment donner son feu vert et faire figurer son accord dans le règlement intérieur.

Notre conseil : stipulez également qui a accès à ces enregistrements, la durée de conservation et les membres de l’instance qui ont l’autorisation de les écouter. Ces mesures rassureront d’éventuels élus inquiets et les assureront de pouvoir parler librement lors des réunions !

Au centre des interactions entre les autres élus et l’employeur, le secrétaire est un relais attentif, sans qui les réunions ne pourraient se tenir et ne pourraient être remémorées. Il est donc essentiel de choisir l’élu le plus adéquat pour occuper cette fonction !